Compiti dell'accompagnatore turistico in relazione all'attuazione del programma

Cominciamo dall'organizzazione dell'accompagnatore. Le giornate iniziano presto la mattina e non terminano prima di avere pianificato la giornata seguente. Alla lettura del programma rimesso dall'agenzia, non è raro che emerge quale punto che richiede spiegazioni; l'accompagnatore ne verifica il senso e cerca di capire esattamente ciò che s'intende, non esitando a contattare l'agenzia o il fornitore di servizi per maggiori chiarimenti.
D'altronde, oltre al programma dettagliato che dovrebbe fornire l'agenzia, è consigliabile leggere anche il "prodotto catalogo" per sapere che cosa ha letto il consumatore e quali saranno di conseguenza le sue aspettative.
Rimane vero che tanti partecipanti leggono male oppure non leggono addirittura il programma sul catalogo. Ciò contribuisce a creare degli abissi tra programma "immaginato" dal viaggiatore e quello effettivo e quindi, delusioni. Si può controllare all'inizio del tour, grazie ad un "incontro" informativo" e di benvenuto con il gruppo, che i partecipanti hanno capito il programma a loro venduto. 

- Assicurare che siano resi in modo efficiente tutti servizi inclusi nel prezzo del pacchetto secondo gli standard di qualità previsti.
Trasporti, accomodation e ristorazione sono i principali servizi ma possono essere altri ancora; concentriamoci sui più importanti:
Il trasporto a mezzo pullman significa avere rapporti umani e di reciproco rispetto con l'autista, senza però dare troppa confidenza - l'autista è sicuramente un collaboratore capitale dei Tour in Bus, si deve vedere come un esperto del mezzo e delle strade ma non si deve fare sempre riferimento a lui, l'accompagnatore è l'unico che deve alla fine del viaggio rendere dei conti riguardo l'esito del viaggio. L'itinerario più leggero (per la difficoltà) non è sempre il più panoramico. Ovviamente, si scenderà a compromesso quando l'integrità del programma non soffre e che per esempio, grazie ai consigli dell'autista, si risparmierà tempo evitando una cittadina sul percorso che festeggia il suo Santo Patrono.
E importante informarsi in tempo dell'operatività e degli eventuali ritardi previsti quando si viaggia in treno. Si eviterà di andare in stazione con tutto il gruppo quando si sa già da ieri che i treni non viaggiano (sciopero)
Sulle navi, vi è il comandante che potrà a discrezione sua e forse per semplici motivi di sicurezza dei passeggieri, cambiare la rotta, il porto di arrivo, ecc. Non è mai molto grave, le persone accompagnate informate correttamente, capiscono e sono a volte felici di vivere "l'avventura". Le regole a bordo d'altronde vanno seguite ed è il compito dell'accompagnatore, richiamare il passeggiero che non si comporta "bene" rammentando le regole in nome del comandante (specialmente se l'ospite non parla la stessa lingua)
La puntualità è legata alla prestazione del servizio (pullman, navi, treni, aerei) che può metterci in crisi se non sono stati informati i partecipanti del problema. Si deve adeguarsi, essere flessibili e sapere comunicare con gli accompagnati. Si trova sempre una soluzione "migliore della meno migliore".
Per evitare le sorprese, è bene controllare l'operatività scrupolosamente la sera prima.
I servizi ricettivi sono verificati dall'accompagnatore, si contatta l'albergo prima dell'arrivo del gruppo in modo di controllare la tipologia delle camere assegnate, specialmente se vi sono nel gruppo delle esigenze particolari. Si segnalano le eventuali restrizioni alimentari degli ospiti e ci s'informa degli orari pasti, navette per il centro, ecc.
I pasti possono comprendere le bevande o meno, è giusto saperlo prima e assicurarsi che lo sappia anche il Maitre o Chef de Rang che sia. Chiamando qualche giorno prima si cerca di fare variare il menù. Dove saranno serviti i pasti e a che ora? Ha importanza per organizzare al meglio il programma delle escursioni, l'orario che in genere va concordato all'arrivo in hotel con la Reception. Una sala piuttosto che un'altra può anche contribuire alla qualità percepita dal viaggiatore.
Sono solo delle osservazioni basate sulla mia esperienza, la lista potrebbe essere molto più lunga!

- Preoccuparsi del benessere, del comfort e della sicurezza di ogni viaggiatore nel corso del viaggio.
L'accompagnatore deve invitare le persone che soffrono di mali importanti a segnalarlo in modo di poter eventualmente prestare assistenza o evitare una camminata, una esperienza impossibile all'ospite. Si cerca di prevenire... anche perché i servizi sanitari delle località visitate non sono sempre facilmente accessibili.
Durante il viaggio, si contano i partecipanti diverse volte al giorno; dimenticare qualcuno in un sito non è una buona idea!
Spesso, un buon dialogo con le persone pùo bastare ad istaurare un clima di comfort psicologico. E però necessario assicurarsi che per tutti l'esperienza è gradita, in modo particolare quando si devono affrontare le sfide che comportano un clima rigido, un disservizio qualunque, un partecipante poco simpatico che corrode lo spirito di gruppo. "Insieme" si vive 24 ore al giorno e insieme si sta bene (o male)! Dipende molto del lavoro dell'accompagnatore che comincia col saluto della mattina!
Stare attente all'imbarco/sbarco, al salire/scendere dei viaggiatore è anche compito dell'accompagnatore.   

- Fornire tutto l'aiuto necessario a qualsiasi gruppo in difficoltà o in caso di emergenza.
Si deve essere pronto ad ogni eventualità e dare assistenza ai deboli (persone anziane, diversamente abili, ...) o semplicemente sapere consigliare un pò di riposo, trovare posti a sedere all'ombra... 

- Fornire al gruppo le conoscenze di base relative agli aspetti etnici, geografici, storici, socio-economici di ogni paese visitato e le informazioni pratiche relative alle norme doganali e agli aspetti concreti della vita locale.
Si presenta il territorio nelle grandi linee, rapportandosi sempre specificamente ai partecipanti che si ha davanti prendendo in considerazione il loro livello socio-culturale, la loro fede, la loro età, i loro "gusti".
La preparazione dell'accompagnatore è essenziale e fa la differenza al momento della prestazione di servizi.

Fonti: G. Castoldi (libri), esperienza personale.

Questo post fa parte delle serie "L'accompagnatore turistico" e "Professioni del turismo"che ti consentono di conoscere più dettagliattamente l'argomento di tua scelta.